突然ですが皆さんはご自身のスケジュール管理や、やることの管理、頭の中のアイデアの整理など、、どんな手段で管理していますか？
頭の中に置いておいておくだけだと、忘れたり、先延ばしにしたりした経験がある人も少なくはないと思います。手書きの手帳を使うのもありだと思いますが、情報を整理するという点ではなかなか手間がかかると思います。それに、私は手で書くことが苦手なのでパソコンやスマホに頼ってます(笑)
メモツールやプロジェクト管理ツールとして私が使ったことのあるものとしては、「Redmine」「Asana」「Evernote」あたりを使ってきましたが、最近、日本語に対応した「Notion」（ノーション）をテーマにしたいと思います。
想定読者
・手書きの手帳からまだ離れられないでいる
・Notionを使ったことがないけど興味がある
・いろんなツールを使いすぎて情報がバラバラになっている
そもそも情報管理ツールを使ったことがない方からすると「メモ帳で十分！」とか「仕事でしか使わないでしょ？」とか思いの方もいるかと思います。実はNotionはプライベートの予定やメモツールとしてもかなり使えるので、まだ手書きの手帳から離れられない方も、是非読んで頂きたいです。
個人で使うってどういうこと…とまだイメージが沸かない方もいると思いますが、例えば、主婦の方だったら買い物や料理のレシピなどを管理したり、学生さんだったら授業のノート替わりに使ったり、暗記問題に備えたフラッシュカードの作成など、使う人の用途に応じてカスタマイズ出来るので、活用術は無限大です。半面、カスタマイズ性が高い分使いこなすまでは時間が掛かりますし、私自身も使い始めたばかりなので、まだNotionを使い倒してるわけではありませんので悪しからず…
これから紹介する内容は、他のツールでも出来るじゃん！って内容もあると思いますが、あくまでも今回はNotionが個人的に使いやすかったので、最強！って言わせてください(笑)
目次
メリット１）カスタマイズ性が高い
Notionの第一印象としては、とにかくカスタマイズ性が高いことに驚きました。例えば、情報が増えてくると「何がどこにあるのかわからなくなる」ということに悩まされると思いますが、Notionは情報の目次、いわゆるダッシュボード的なものを自分色にカスタマイズ出来ることです。
ちなみに、私のダッシュボードはこんな感じです。
作り方は簡単で「空白ページ」を作って思い思いに入力していくだけです。とりあえず目次を作ることから先にやりましたけど、なんかこのページを見るだけでモチベーションが上がるんですよね(笑)
こういうのが思い立ったら気軽に作れて、カスタマイズ出来ます。
この思い立ったらすぐページを作れるので、目の前に紙があるような感覚で情報を整理していけますし「やっぱやーめた」も1クリックで出来るので、Notionと一緒に成長していけるような感覚で進められます。
もちろん、PCやスマホのアプリもあるので思い立ったらすぐ行動できます。（ぶっちゃけスマホだと使いずらいですが、それはどれも同じです…）
他にも、ページの階層化（サブページ）が出来たり、ページの中に表や画像を組み込んだり、タスクリストやプロジェクト管理をするガントチャート、カレンダーにカンバン方式のレイアウトまで、用途に合わせた幅広いレイアウト、機能を持たせられるのもNotionの魅力のひとつです。
メリット２）情報を瞬時に共有できる
そもそも、個人でNotionを使う場合は情報を共有する機会がないと思いますが、複数人でNotionを活用する場合は注目したい機能があります。
それは「Webで公開」機能です。この機能を使うと瞬時にURLが発行されて誰でも見れる状況になります。例えばプロジェクトに参画していない人へ情報を共有する場合、メールアドレスを聞いてアカウント発行して認証して…みたいな作業が必要になりますが、そういったことを省けるのは魅力のひとつです。
例えば、私の「映画/ドラマ/アニメ」のボードビュー（カンバン）をWeb公開してみたので実際にどのように見れるか見てみてください。
映画/ドラマ/アニメ A new tool for teams & individuals that blends everyday w rainbow-garage-a82.notion.site
ちょっと意見を聞きたいとか、他の情報は見せたくないけどこのページだけ見せたいといった場合に有効な機能かと思います。
1クリックで公開/非公開を切り替えられるので、会議の間だけ公開とかの使い方も出来ます。また、情報はリアルタイムに更新されるので、共有したあとに修正しても修正された情報が共有されるので常にお互い同じ情報が閲覧出来ます。
メリット３）情報を階層化できる
何を今更と思われるかもしれませんが、情報を一元化できるという意味ではNotionは最強だと思います。「All in one work space」と謡っているぐらいですから、情報をひとつに集約できる強みは群を抜いて優れてます。
しかし情報が増えていくにつれ目次が多くなり、「何がどこにあるのかわからなくなる」のは簡単に想像がつくと思います。
Notionはメモに紐づくアクションを、タブを増やすことなくサブページにしてタスク化できるので、ダッシュボードで必要な情報を最小限に留めることが出来ます。実際に画面を見ながら説明します。
例えば、過去に購入した車のページを作ったとします。
「VEZEL（ヴェゼル）」と「HUSTLER（ハスラー）」の2つだったらまだいいですが、これがどんどん増えていくと…
このページ一覧に表示される量も増えて、分かりづらくなりそうです。
そこで、サブページ化したい項目を右クリックして…
「指定の場所でページに変換」→「新規サブページ」を選ぶと、サブページ化され、階層化されます。個人的にこれが神だと思ってます。
メリット４）データベース機能
さらに、見逃せない機能として「データベース」機能です。機能と言っても付加要素として使える訳ではなく、Notionを使えば勝手にこのデータベース機能を使うことになるのですが、「どんな情報を」「どうやって見るか」をその情報に合わせて可視化できるのがNotionの強いところです。
「情報」というのは全てデータです。そのデータの塊をデータベースと呼びます。「どんな情報を」に当たる部分です。そして、Notionには6つのビューが用意されています。「テーブル」「ボード」「リスト」「カレンダー」「ギャラリー」「タイムライン」で、これらは全て「どうやって見るか」を決めるものです。
例えば欲しい物リストを想像してみてください。単純に文字がつらつら並んでるよりかは、ビジュアルで見せた方がワクワクしませんか？
今度は支出管理画面を想像してみてください。いつ、何に、どれぐらいの金額を使ったのかを可視化したいので、やっぱり表がいいですよね。
項目の「名目」「日付」「金額」は自分で追加できるので、ここから更に「決済方法」や「店名」など無限に追加できます。まぁ言ってしまえばGoogleスプレッドシートみたいなものなのですが、スプシよりも簡単にフィルタリング機能やソート機能が使えるので重宝しています。
あえてデメリットを挙げるならば
ボードビューの一つのボードに表示される情報が限られてる
これはAsanaのボードビューと比較した時に感じたことですが、Asanaの場合一つのボードに表示されるステータスをカスタマイズ出来たりするのですが、Notionの場合はそのボードのタイトルのみしか表示できないのでボードビューで見たときの物足りなさは感じました。
オフラインで作業できない
電車で入力してたらいつの間にか圏外になってて、入力したはずの情報が消えていたということがありました。更に複数の端末で作業していると、更新の差分が上書きされて情報が古くなってしまったり、バージョン管理はされているのですが、有料版にアップグレードしないとその時のバージョンが見れなかったりと細かいところで物足りなさを感じました。
そんなところです。
今回はプライベートでの活用例を書かせてもらいましたが、実際に仕事のプロジェクトでもNotionを使っています。5人までは無料で使えますし、有料版でもAsanaよりは安いので、検討材料の一つとして考えてみてください。
Asanaだけではなく、Evernote、Trelloからプロジェクトのインポートも可能ですので、すぐに移行が出来ると思います。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。
